Outlook là phần mềm được khá nhiều người ưa chuộng sử dụng bởi tính tiện dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ hết các tính năng, đặc biệt là cách lưu email Outlook về máy tính. Chính vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ 4 phương pháp để bạn tham khảo và áp dụng khi cần.
Email Outlook là gì?
Email Outlook là dịch vụ email miễn phí được phát hành và cung cấp bởi Microsoft. Chúng không giống các ứng dụng email khác phải truy cập thông qua trình duyệt web.
Email Outlook có phiên bản ứng dụng ngay trên desktop. Nhờ đó, người cùng có thể dễ dàng thuận tiện truy cập và quản lý công việc của mình dễ dàng hơn.
Outlook thường được sử dụng giống như một ứng dụng email. Outlook cũng được thiết kế với đầy đủ các tính năng khác như quản lý công việc, lên lịch, quản lý liên lạc, ghi chú…
Ngoài ra, ứng dụng này có rất nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Tốc độ truy cập nhanh chóng và không gian lưu trữ được mở rộng.
- Email được sắp xếp theo thời gian nhận, dung lượng, thời gian gửi… Do đó người dùng có thể dễ dàng tra cứu các thông tin cần thiết.
- Outlook có tính bảo mật cũng như khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể.
- Bên cạnh đó, email Outlook còn giúp bạn có thể tạo, xóa cũng như thay đổi các địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.
- Outlook đa dạng kết nối, được tích hợp với nhiều trạng mạng xã hội khác nhau mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng.
Tổng hợp cách lưu email Outlook nhanh chóng và đơn giản nhất
Trong phần này, hãy tìm hiểu cách lưu email trong Outlook về máy tính một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với hướng dẫn chi tiết từ chúng tôi, bạn có thể lưu tất cả các email quan trọng và hữu ích vào máy tính mà không cần lo lắng về mất dữ liệu. Bắt đầu lưu email trong Outlook ngay hôm nay.
Hướng dẫn lưu email Outlook vào ổ cứng
Có rất nhiều cách lưu email Outlook vào ổ cứng để bạn tham khảo và áp dụng. Nếu bạn chưa biết làm như thế nào hãy thực hiện theo các bước mà chúng tôi hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Có nhiều trường hợp chọn email trước khi tiến hành lưu lại như:
Trường hợp 1: Lưu một email, bạn chỉ cần click vào email muốn lưu.
Trường hợp 2: Lưu một lúc nhiều email liền kề nhau. Bạn hãy giữ phím Ctrl rồi nhấn chọn những email mình muốn lưu là được.
Trường hợp 3: Đối với các email liền nhau, bạn chỉ cần chọn email đầu tiên sau đó nhấn phím Shift rồi chọn đến email cuối cùng mình muốn lưu. Đối với cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian.
Trường hợp 4: Nếu như bạn muốn lưu toàn bộ email hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả.
Bước 2: Sau khi bạn đã xác định được số lượng email cần lưu hãy chọn file trên thanh công cụ phía bên góc trái của màn hình.
Bước 3: Bạn nhấn chọn Save as để thực hiện việc lưu lại email Outlook của mình.
Bước 4: Tại đây, bạn tiếp tục chọn mục folder mà bạn muốn lưu rồi nhấn Save là hoàn thành.
Cách lưu email Outlook về máy tính theo cách sao chép thủ công
Nếu như bạn muốn áp dụng cách lưu email Outlook vào máy tính bằng việc sao chép thủ công trước tiên cần phải tìm được vị trí file Outlook trên ổ cứng. Tiếp đó, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn file trên thanh công cụ phía bên trái của màn hình máy tính.
Bước 2: bạn tiếp tục chọn vào biểu tượng info rồi nhấn chọn tiếp phần Account settings. Lúc này, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị ra rất nhiều lựa chọn khác nhau. Bạn hãy chọn Account Settings.
Bước 3: Tiếp đó, bạn chọn mục data file rồi nhấn vào email của mình đang sử dụng. Bạn hãy nhấn chọn tiếp Open file location nhằm điều hướng đến vị trí lưu trữ email sau này.
Bước 4: Tại đây, khi màn hình hiển thị lên một tập tin, bạn chỉ cần thực hiện copy email mà mình muốn lưu trữ là đã hoàn thành xong công việc.
Sử dụng phần mềm để lưu email Outlook vào ổ cứng
Ngoài những cách lưu email Outlook về máy tính nêu trên cũng có nhiều trường hợp Outlook không thể xuất được file về máy tính. Để khắc phục điều này bạn cần sử dụng đến một số phần mềm thử ba.
Các phần mềm này được nhà phát hành đưa ra giúp hỗ trợ tải email với nhiều tiện ích. Ngoài ra, chúng còn đẩy nhanh quá trình sao chép, lưu trữ email của bạn tốt hơn.
Dưới đây là một số phần mềm thường được sử dụng cho việc lưu email Outlook như sau:
- OneDrive: Đây là một trong những phần mềm khác của Microsoft để lưu trữ email dễ dàng, tiện lợi và hiệu quả.
- OST to PST file converter: Công cụ này sẽ giúp bạn có thể chuyển đổi file OST sang PST về máy tính nhanh chóng, thuận lợi. Đặc biệt, bạn thực hiện được ngay cả khi không có mạng internet.
- Safe PST Backup: Đây là phần mềm tự động sao lưu danh bạ, email, lịch… sang định dạng file PST phù hợp với nhiều phiên bản khác nhau của Microsoft.
Nếu như bạn lựa chọn sử dụng 1 trong số các phần mềm trên không cần phải thực hiện các thao tác lặp lại nhiều lần cho việc lưu email. Bởi phần mềm sẽ tự động tải toàn bộ email của bạn về ổ cứng với nhiều dạng. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian, công sức khi muốn lưu email về máy tính của mình.
Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn file.
Bước 2: Bạn chọn phần Open & Export. Tiếp tục nhấn chọn I mport/Export.
Bước 3: Lúc này, trên màn hình sẽ hiện ra tab Import and Export Wizard. Kế tiếp bạn nhấn vào mục Export to a file và nhấn Next.
Bước 4: Chọn mục Outlook Data File để xuất thành file PST.
Bước 5: Bạn hãy nhấn chọn vào mục mà mình muốn xuất. Nếu như bạn muốn xuất tất cả các tập tin con của email thì chọn Include subfolders và bấm Next.
Bước 6: Nhấn chọn mục Browse trong trường hợp bạn muốn thay đổi vị trí lưu file. Phía bên dưới sẽ có những lựa chọn khác nhau tùy vào nhu cầu của bản thân để lựa chọn. Để hoàn thành quá trình lưu email bạn nhấn Finish.
Bước 7: Trong bước này, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị một yêu cầu tạo mật khẩu. Bạn có thể tạo pass để tăng thêm tính bảo mật nếu như cần thiết.
Bước 8: Sau khi file được xuất ra là bạn đã hoàn thành quá trình lưu file của mình.
Trên đây là 4 cách lưu email Outlook mà bạn nên nắm được. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp hãy để lại bình luận ở phía dưới bài viết.
